Garantindo a segurança online através da certificação digital

Garantindo a segurança online através da certificação digital

Para comprovar a autenticidade de documentos, por muitos anos as empresas usaram os tradicionais carimbos no papel. Com os avanços tecnológicos, no entanto, foi necessário encontrar outras maneiras de confirmar a veracidade de informações – e é neste contexto que surge a certificação digital.

Além de garantir a autenticidade dos documentos, a medida, obrigatória para empresas desde 2010, também protege as informações dos usuários de determinadas plataformas. Ou seja, através de algoritmos matemáticos, impede que os dados inseridos sejam interceptados durante envios do emissor ao receptor.

O que é certificado digital?

É um arquivo eletrônico contendo os dados do titular, que pode ser uma empresa ou uma pessoa física. Dentro deste arquivo, fica disponível a assinatura digital – um processo que utiliza chaves criptografadas, permitindo que apenas o remetente e o destinatário possam acessar os documentos que escolhem compartilhar.

Quando o certificado digital é utilizado?

Na maioria das transações online envolvendo dinheiro, é ele que garante a proteção das informações. Em transações bancárias digitais, por exemplo, o usuário pode verificar se o site é mesmo o do banco através do certificado.

Mas há muitas outras maneiras de utilizar o certificado digital. Com esta tecnologia, empresas podem validar documentos, assinar contratos e autorizar transações eletronicamente com total segurança. Assim, se economizam gastos com mão de obra e suprimentos, sem a necessidade de papel e caneta, deslocamento e armazenamento físico. Todos os documentos ficam salvos na nuvem, e podem ser assinados a qualquer momento, em qualquer lugar.

Quem pode e deve utilizar o certificado digital?

Todas as empresas regidas pela tributação do Lucro Real e Lucro Presumido são obrigadas a emitir a Nota Fiscal Eletrônica; que, por sua vez, requer um certificado digital. Já as optantes pelo Simples Nacional são obrigadas a obter a certificação digital desde 2016. Microempreendedores individuais não precisam do certificado, exceto se optarem por emitir nota fiscal eletrônica.

Por outro lado, todas as pessoas físicas e jurídicas podem utilizar o certificado digital.

De quais documentos preciso para fazer um certificado digital para minha empresa?

Para solicitar a certificação, o interessado deve acessar uma Autoridade Certificadora, escolher o tipo de certificado e completar a compra. Após, deve providenciar os documentos necessários, que serão analisados pela Autoridade de Registro. A seguir, é só aguardar a emissão.

Os documentos necessários para empresas são os seguintes:

– Cartão CNPJ atualizado;
– Documentos de eleição da diretoria vigente;
– Ato Constitutivo e Contrato Social.

Caso o representante legal da empresa seja cadastrado na Receita Federal, deve apresentar:

– Documento de identificação;
– Comprovante de residência;
– CPF;
– Fotografia 3×4;
– Outros documentos opcionais como título de eleitor e o comprovante de inscrição no PIS/ PASEP/CI-NIS.

Tipos de certificado

– A1/S1: Com validade de um (1) ano, o certificado A1 não necessita de estruturas físicas, sendo emitido e armazenado diretamente no computador ou dispositivo móvel.

– A3/S3: Capaz de durar até 5 anos, este tipo de certificado possui estrutura física, podendo ficar armazenado em um token ou smartcard. Isso permite que seja levado de um local ao outro, bastando informar a senha.